Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir? Nasıl Alınır?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), resmi yazışmaların elektronik ortamda güvenli ve hukuken geçerli şekilde yapılmasını sağlayan bir sistemdir. KEP adresi, standart e-posta sistemlerinden farklı olarak, zaman damgası, değiştirilemezlik, taraf doğrulama ve hukuki geçerlilik gibi özelliklere sahiptir. Türkiye’de Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilen servis sağlayıcılar tarafından sunulmaktadır.

KEP'in Avantajları Nelerdir?

1. Hukuki Geçerlilik ve Resmi Delil Niteliği

KEP ile gönderilen e-postalar mahkemelerde ve resmi kurumlarda hukuki geçerliliğe sahiptir.

• Zaman damgalı ve değiştirilemez olduğu için inkar edilemez bir delil oluşturur.

• Noter onayına gerek kalmadan hukuki süreçlerde kullanılabilir.

• Resmi tebligat niteliği taşıdığı için yasal geçerliliği olan belgelerin elektronik ortamda iletilmesini sağlar.

2. Güvenli ve Şifrelenmiş İletişim

KEP, gelişmiş şifreleme teknolojileri kullanarak siber saldırılara, sahtecilik ve veri hırsızlığına karşı koruma sağlar.

• Gönderici ve alıcı kimlik doğrulaması yapılır, böylece e-postanın gerçekten doğru kişiye ulaştığı garanti edilir.

• İçeriğin değiştirilmesi mümkün değildir, bu da dolandırıcılık riskini en aza indirir.

• Yetkisiz erişime kapalıdır, üçüncü şahıslar tarafından müdahale edilmesi mümkün değildir.

3. Zaman Damgası ve Değiştirilemezlik

KEP sisteminde gönderilen her e-posta, zaman damgası ile kayıt altına alınır ve içeriği hiçbir şekilde değiştirilemez.

• Gönderim tarihi, saati ve içeriği kayıt altına alınır, böylece yazışmaların yasal geçerliliği korunur.

• İleriye dönük olarak dijital arşiv niteliği taşır, herhangi bir ihtilaf durumunda kanıt olarak sunulabilir.

4. Maliyet ve Zaman Tasarrufu

KEP, fiziksel evrak işlemlerine kıyasla daha ekonomik bir çözüm sunar.

• Kağıt, kargo ve noter masraflarını ortadan kaldırır.

• Elektronik ortamda hızlı bir şekilde iletim sağlar, böylece bekleme süresi minimuma iner.

• Uzak mesafeler için fiziksel evrak göndermeye gerek kalmadan işlemler tamamlanabilir.

5. Resmi Yazışmalarda Kolaylık ve Hız

KEP, resmi kurumlar, şirketler ve bireyler arasındaki yazışmaları hızlandırarak iş süreçlerini daha verimli hale getirir.

• Vergi dairesi, SGK, kamu kurumları ve özel şirketlerle yapılan yazışmalar için resmi bir kanal oluşturur.

• İşveren ve çalışanlar arasındaki iş sözleşmeleri, ihtar ve fesih bildirimi gibi işlemler hızlı ve güvenli şekilde yapılabilir.

• Ticari işlemler ve ihale süreçleri için güvenilir bir iletişim ortamı sağlar.

6. E-Tebligat ve Resmi Bildirimler İçin Uygunluk

KEP, kamu kurumları ve özel sektör tarafından resmi tebligatlar için kullanılan bir sistemdir.

• Elektronik tebligat almak ve göndermek için kullanılabilir.

• Vergi beyannameleri, ticari fatura ve irsaliye gibi belgeler yasal olarak KEP üzerinden iletilebilir.

• Resmi süreçlerde taraflar arasındaki iletişimi hızlandırarak zaman kaybını önler.

7. Uluslararası Standartlara Uygunluk

KEP, e-İmza Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili diğer yasal düzenlemelere uygun olarak çalışır.

• Dijital dönüşüme uyum sağlamak isteyen işletmeler için önemli bir avantaj sunar.

• Avrupa ve dünya genelinde birçok ülkede yasal olarak tanınan bir sistemdir.

• Uluslararası yazışmalarda hukuki geçerliliği olan bir iletişim aracı olarak kullanılabilir.

8. Çevre Dostu ve Sürdürülebilir Bir Alternatif

KEP, kağıt tüketimini azalttığı için çevre dostu bir çözümdür.

• Geleneksel posta ve kağıt bazlı süreçlere kıyasla karbon ayak izini azaltır.

• Şirketler ve bireyler için sürdürülebilir ve ekolojik bir alternatif sunar.

• Elektronik ortamda uzun vadeli arşivleme yapılmasına olanak tanır.

KEP Nasıl Alınır? Adım Adım Kayıtlı Elektronik Posta Başvurusu

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) almak isteyen bireyler ve şirketler, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcıları üzerinden başvuru yapabilir. KEP adresi almak için kimlik doğrulaması, belge hazırlığı ve hesap aktivasyonu gibi belirli adımları tamamlamak gereklidir.

Aşağıda, KEP nasıl alınır sorusunun cevabını adım adım açıklıyoruz.

KEP Başvurusu İçin Gerekli Belgeler

Başvuru yapmadan önce, bireysel ve kurumsal başvurular için gerekli olan belgeleri hazırlamanız gerekmektedir.

1. Bireysel Başvurular İçin Gerekli Belgeler

KEP adresi almak isteyen bireysel kullanıcıların hazırlaması gereken belgeler şunlardır:

• T.C. Kimlik Kartı veya Nüfus Cüzdanı (Pasaport veya sürücü belgesi de kabul edilir)

• Başvuru Formu (KEP hizmet sağlayıcısının web sitesinden alınabilir)

• Adres Bilgileri

2. Kurumsal (Şirketler ve Resmi Kurumlar) İçin Gerekli Belgeler

Şirketler, işletmeler ve kamu kurumları KEP başvurusu yaparken şu belgeleri sunmalıdır:

• Şirketin Vergi Levhası

• İmza Sirküleri veya Yetki Belgesi

• Ticaret Sicil Gazetesi (Şirket unvanı ve yetkililerin adı geçen sayfa)

• Başvuru Formu

• Yetkili kişinin kimlik belgesi

Kurumsal başvurularda, şirket adına işlem yapacak kişinin yetkilendirildiğine dair bir belge sunması gerekmektedir.

KEP Adresi Alma Adımları

1. Yetkili KEP Hizmet Sağlayıcısını Seçin

KEP adresi almak için, BTK tarafından yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcılarından birini seçmelisiniz. Türkiye’de KEP hizmeti veren yetkili kuruluşlar arasında şunlar yer almaktadır:

• PTT KEP

• Türkkep

• E-Güven KEP

Bu hizmet sağlayıcıların web sitelerinden başvuru süreçlerini ve ücretlendirmeleri öğrenebilirsiniz.

2. Online veya Fiziksel Başvuru Yapın

KEP başvurusu çevrimiçi (online) veya fiziksel olarak şubeler üzerinden yapılabilir.

Online Başvuru:

• Seçtiğiniz KEP sağlayıcısının web sitesine girin.

• KEP başvuru formunu doldurun ve gerekli belgeleri sisteme yükleyin.

• Elektronik imza (e-imza) ile başvuruyu onaylayabilirsiniz.

• KEP hizmet sağlayıcısı, belgelerinizi inceledikten sonra başvurunuzu onaylayacaktır.

Fiziksel Başvuru:

• Yetkili KEP hizmet sağlayıcısının en yakın ofisine giderek başvuru yapabilirsiniz.

• Kimliğiniz ve gerekli belgelerle şahsen başvuru yapmanız gerekmektedir.

• Görevli personel, başvurunuzu inceledikten sonra KEP adresinizi oluşturacaktır.

3. KEP Hesabınızı Aktifleştirin

KEP hizmet sağlayıcısı başvurunuzu onayladıktan sonra, e-posta adresiniz tanımlanır ve size giriş bilgileri gönderilir.

• KEP giriş paneline girerek şifrenizi oluşturun.

• Güvenlik ayarlarını tamamlayarak hesabınızı kişiselleştirin.

• KEP hesabınız artık kullanıma hazır!

4. KEP Kullanımına Başlayın

KEP adresinizi aldıktan sonra, resmi yazışmalar, sözleşmeler, e-tebligatlar ve ticari işlemler için kullanabilirsiniz.

• KEP hesabınızı düzenli olarak kontrol edin, çünkü önemli resmi bildirimler buradan yapılacaktır.

• E-imza ve zaman damgası özelliklerini aktif hale getirerek güvenliğinizi artırabilirsiniz.

• Gelen ve giden e-postalarınızı saklayarak arşiv oluşturabilirsiniz.

KEP Alırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

• KEP adresi almak için sadece yetkili KEP hizmet sağlayıcılarını kullanın.

• Başvuruda verilen bilgilerin doğruluğunu kontrol edin, çünkü eksik veya hatalı bilgiler başvurunun reddedilmesine neden olabilir.

• KEP adresinizi aldıktan sonra şifrenizi kimseyle paylaşmayın ve güvenlik önlemlerini artırın.

Resmi ve hukuki bildirimler için yalnızca KEP adresinizi kullanın, kişisel veya kurumsal yazışmalarınızı standart e-posta adreslerinizden yapmayın. 

KEP Kullanımı Hangi Alanlarda Zorunludur?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, özellikle resmi yazışmalar, hukuki bildirimler ve ticari işlemler için güvenli bir iletişim aracı olarak kullanılmaktadır. Türkiye’de bazı sektörler ve belirli işlemler için KEP kullanımı yasal olarak zorunludur. 

1. Elektronik Tebligat (E-Tebligat) Gönderimi İçin

KEP, e-Tebligat sistemine dahil olan kurumlar ve kişiler için zorunludur.

 Kimler e-Tebligat almak zorundadır?

• Tüm anonim şirketler (A.Ş.)

• Tüm limited şirketler (Ltd. Şti.)

• Tüm sermaye şirketleri

• Serbest muhasebeci mali müşavirler ve yeminli mali müşavirler

• Avukatlar

• Bazı kamu kurumları ve devletle iş yapan şirketler

Resmi kurumlar tarafından gönderilen tebligatlar KEP üzerinden alınmaktadır. Örneğin, mahkeme bildirimleri, icra takipleri ve vergi cezaları gibi yasal yazışmalar, artık fiziki posta yerine elektronik ortamda KEP adreslerine gönderilmektedir.

2. Ticari ve Hukuki Yazışmalarda

Türk Ticaret Kanunu’na göre, şirketler arasındaki belirli hukuki işlemler KEP üzerinden yapılmalıdır.

KEP kullanımı zorunlu olan ticari işlemler şunlardır:

• Sözleşme bildirimleri (ihbar, fesih, uzatma vb.)

• İhtar ve ihtarnameler

• Ticari defter ve kayıtlarla ilgili bildirimler

• Ticari ortaklıklarla ilgili resmi yazışmalar

• İhale süreçlerinde yapılan bildirimler

 Özellikle işçi ve işveren arasındaki iş akdi fesih bildirimi gibi işlemler için KEP kullanımı zorunlu hale gelmiştir.

3. Kamu İhaleleri ve Kamu Kurumlarıyla Yazışmalar

Kamu kurumları ve belediyelerle iş yapan şirketler, ihalelere katılabilmek ve sözleşme süreçlerini yürütmek için KEP kullanmak zorundadır.

 KEP zorunlu olduğu kamu işlemleri şunlardır:

• Kamu ihaleleri ve teklif bildirimleri

• Devlet destekli projeler ve yatırımlar

• Belediyelerle yapılan resmi yazışmalar

• SGK, GİB ve diğer kamu kurumlarına yapılan başvurular

💡 Kamu kurumları, şirketlerden KEP adresi talep edebilir ve bu adres üzerinden bildirimde bulunabilir.

4. Vergi, SGK ve Mali Bildirimler İçin

KEP, vergi beyannameleri, SGK bildirimleri ve mali raporların elektronik ortamda güvenli şekilde gönderilmesi için de kullanılır.

 KEP ile gönderilmesi gereken belgeler:

• Vergi dairesine yapılan beyannameler

• SGK prim bildirimleri

• Gümrük ve ticaret işlemleriyle ilgili yazışmalar

• Maliye Bakanlığı ile yapılan elektronik bildirimler

Özellikle büyük ölçekli şirketlerin SGK ve Vergi Dairesi ile olan işlemlerinde KEP kullanımı yaygınlaşmıştır.

5. Bankacılık ve Finans Sektöründe

Bankalar ve finans kuruluşları, müşterileriyle yaptıkları belirli sözleşmelerde KEP kullanmak zorundadır.

KEP’in zorunlu olduğu finans işlemleri:

• Bankalar tarafından müşterilere yapılan resmi bildirimler

• Sigorta poliçeleri ve sözleşme değişiklikleri

• Kredi sözleşmeleri ve ipotek işlemleri

• Yatırım fonlarıyla ilgili yazışmalar

Banka ile yapılan kredi sözleşmelerinde veya sigorta poliçelerinde KEP üzerinden resmi bilgilendirme yapılması gerekebilir.

6. Avukatlar ve Hukuki Süreçler İçin

Avukatlar, noterler ve hukuk büroları için KEP kullanımı zorunlu hale gelmiştir.

Hukuki işlemlerde KEP kullanımı gereken durumlar:

• Dava dilekçeleri ve mahkemeye sunulan belgeler

• İcra takipleri ve ödeme emirleri

• Avukatlar ve müvekkilleri arasındaki resmi yazışmalar

• Resmi ihtar ve ihbarlar

Avukatların müvekkilleriyle yaptığı belirli yazışmalar için KEP kullanımı zorunlu tutulabilir.

7. Serbest Muhasebeci ve Mali Müşavirler İçin

Mali müşavirler ve muhasebeciler, vergi beyannameleri, SGK prim bildirimleri ve diğer finansal raporlar için KEP kullanmak zorundadır.

Muhasebe işlemlerinde KEP’in zorunlu olduğu durumlar:

• Vergi dairesine yapılan başvurular

• SGK ile yapılan yazışmalar

• Mali müşavir ve mükellef arasındaki resmi bildirimler

• Elektronik fatura ve e-defter bildirimleri

Vergi Usul Kanunu gereğince, elektronik defter tutan işletmeler KEP ile bildirim yapmak zorundadır.

8. e-Fatura ve e-Arşiv Kullanan Şirketler İçin

e-Fatura ve e-Arşiv sistemini kullanan firmalar, resmi bildirimleri KEP üzerinden yapmak zorundadır.

 e-Fatura ile ilgili KEP kullanım alanları:

• e-Fatura iptali ve itiraz süreçleri

• Elektronik defter bildirimi

• Vergi incelemeleriyle ilgili yazışmalar

 Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından e-Fatura sistemine geçen firmalar için KEP kullanımı yaygınlaşmıştır.

KEP Kullanımı Nerelerde Zorunludur?

KEP kullanımı şu alanlarda zorunludur:
✔️ Tüm anonim ve limited şirketler için e-Tebligat bildirimleri
✔️ Vergi dairesi ve SGK işlemleri için resmi bildirimler
✔️ Bankalar, sigorta şirketleri ve finans kuruluşları için sözleşme gönderimleri
✔️ Kamu ihalelerine katılan firmalar için resmi teklif bildirimleri
✔️ Avukatlar, noterler ve mali müşavirler için hukuki ve mali yazışmalar
✔️ e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter kullanan işletmeler için resmi yazışmalar

 KEP, resmi ve ticari yazışmaların yasal geçerliliğini sağladığı için zorunlu hale gelmiştir. Eğer siz de bu alanlardan birinde faaliyet gösteriyorsanız, KEP adresi edinerek yasal yükümlülüklerinizi yerine getirebilirsiniz.

KEP ile İlgili Sık Sorulan Sorular (SSS)

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), standart e-postalara kıyasla hukuki geçerliliği olan, güvenli ve zaman damgalı bir sistemdir. KEP hakkında en sık sorulan sorular ve cevaplarını aşağıda 

1. KEP Adresi Nasıl Alınır?

KEP almak için BTK (Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu) tarafından yetkilendirilen KEP hizmet sağlayıcılarına başvurulmalıdır.
Başvuru için:

• Bireysel başvurularda: Kimlik belgesi ve başvuru formu

• Kurumsal başvurularda: Vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi ve yetkilendirme belgeleri gerekir.

KEP sağlayıcıları arasında PTT KEP, TÜRKKEP ve E-Güven bulunmaktadır.

2. KEP Ücretli Mi?

Evet, KEP hizmeti ücretlidir ve fiyatlandırma KEP sağlayıcısına, kullanım süresine ve depolama kapasitesine göre değişmektedir.

• Yıllık abonelik paketleri bulunur.

• Ek depolama alanı ve ek hizmetler için ek ücret alınabilir.

• Kurumsal KEP adresleri, bireysel adreslere kıyasla daha yüksek fiyatlandırılır.

Güncel fiyat bilgisi için seçtiğiniz KEP hizmet sağlayıcısının web sitesini ziyaret edebilirsiniz.

3. KEP Hesabına Nasıl Giriş Yapılır?

1. Yetkili KEP hizmet sağlayıcısının web sitesine gidin (PTT KEP, Türkkep, E-Güven vb.).

2. "KEP Girişi" bölümüne tıklayın.

3. KEP adresinizi (@kep.tr uzantılı) ve şifrenizi girin.

4. Giriş yaptıktan sonra gelen ve giden mesajlarınızı görüntüleyebilirsiniz.

4. KEP ile Standart E-Posta Arasındaki Fark Nedir?

KEP, resmi ve hukuki yazışmalar için güvenli ve yasal geçerliliğe sahip bir sistemdir.

5. KEP ile Gönderilen E-Postalar Nasıl Doğrulanır?

• Gönderici adresinin @kep.tr uzantılı olup olmadığını kontrol edin.

• Mesajın zaman damgasını inceleyerek değiştirilmediğinden emin olun.

• KEP sağlayıcısının e-İmza doğrulama aracını kullanarak imzayı doğrulayın.

• KEP hizmet sağlayıcınızın web sitesindeki "KEP Doğrulama" bölümünden mesajın geçerliliğini kontrol edin.

• Şüpheli durumlarda KEP sağlayıcınızla iletişime geçin.

6. KEP Adresi Olmadan Elektronik Tebligat Alabilir Miyim?

Hayır. E-Tebligat sistemi, KEP adresi üzerinden çalışır. Vergi dairesi, SGK, belediyeler ve mahkemeler gibi kurumlar, resmi tebligatlarını KEP adresine gönderir. Eğer bir işletme veya serbest meslek erbabıysanız, yasal olarak e-Tebligat almak için KEP adresi edinmeniz gerekmektedir.

7. KEP Üzerinden Hangi Tür Belgeler Gönderilebilir?

KEP üzerinden hukuki ve ticari olarak geçerli belgeler gönderilebilir. Örneğin:
✔ İhtar ve ihtarnameler
✔ Sözleşmeler ve anlaşmalar
✔ Mahkemeye sunulacak belgeler
✔ Vergi beyannameleri ve SGK bildirimleri
✔ İhale teklifleri ve kamu kurumlarına yapılan bildirimler
✔ Banka ve sigorta sözleşmeleri

KEP ile gönderilen belgeler mahkemelerde delil olarak kabul edilmektedir.

8. KEP Adresimi Nasıl Kullanırım?

KEP adresinizi almak için yetkili bir KEP hizmet sağlayıcısına başvurduktan sonra, sisteme giriş yaparak kullanabilirsiniz.

• KEP giriş paneline girerek şifrenizi oluşturun.

• Gelen ve giden mesajlarınızı takip edin.

• Hukuki ve ticari yazışmalarınızı buradan gerçekleştirin.

KEP sistemine web arayüzü üzerinden veya entegre bir yazılım kullanarak erişebilirsiniz.

9. KEP Adresi Ne Kadar Sürede Aktif Hale Gelir?

KEP adresi, başvuru süreciniz tamamlandıktan sonra genellikle 1-3 iş günü içinde aktif hale gelir.

• Online başvurular genellikle daha hızlı işleme alınır.

• Şahsen yapılan başvurular, belgelerin doğrulanması nedeniyle biraz daha uzun sürebilir.

Başvurunun ardından KEP sağlayıcınızdan KEP giriş bilgilerinizi ve aktivasyon talimatlarını içeren bir e-posta alırsınız.

10. KEP Hesabımı Nasıl İptal Edebilirim?

KEP adresinizi kapatmak için, KEP hizmet sağlayıcınıza iptal başvurusunda bulunmanız gerekir.

• Bireysel kullanıcılar: Şahsen başvuruda bulunarak iptal işlemi gerçekleştirebilir.

• Kurumsal kullanıcılar: Şirket yetkilisinin onay belgesi ile iptal işlemi yapmalıdır.

Önemli: Eğer KEP adresiniz bir kamu ihalesine, e-Fatura sistemine veya yasal zorunluluk gerektiren bir sürece bağlıysa, iptal işleminden önce yeni bir yöntem belirlemeniz gerekir.

11. KEP Mesajları Ne Kadar Süre Saklanır?

KEP hizmet sağlayıcıları, gönderilen ve alınan mesajları 5 ile 20 yıl arasında saklama zorunluluğuna sahiptir. Ancak:

• Temel saklama süresi genellikle 3-5 yıl arasındadır.

• Ek depolama hizmeti satın alarak daha uzun süreli arşivleme yapabilirsiniz.

• Silinen mesajlar KEP sağlayıcısının politikasına göre değişen bir süre boyunca geri alınabilir.

12. KEP Kullanımında Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

KEP kullanırken şu noktalara dikkat etmelisiniz:

• Şifrenizi güvenli tutun ve kimseyle paylaşmayın.

• KEP adresinizi düzenli olarak kontrol edin, çünkü e-Tebligatlar burada yayınlanır.

• Resmi işlemleriniz için KEP adresinizi kullanarak delil niteliği taşıyan bir arşiv oluşturun.

KEP, özellikle hukuki ve ticari işlemler için önemli bir araç olduğundan, düzenli kullanım ve güvenlik önlemleri almak büyük önem taşır.

KEP hakkında daha fazla bilgi almak için BTK yetkili KEP hizmet sağlayıcılarının web sitelerini ziyaret edebilirsiniz!